取引先台帳を作るときの項目と更新ルール

請求書用の住所、営業用の電話番号、担当者のメールが別々のファイルにあると、どれが最新か分からなくなります。台帳の役割と更新する人を決めましょう。

この記事の内容

目的別に項目を分ける

取引先ID、正式名称、表示名、窓口部署、代表電話、営業連絡先、請求先住所、請求先メール、支払条件、担当者、最終確認日を基本にします。目的のない情報をむやみに増やさず、請求先と営業窓口を混同しない設計にします。

ID C-001／正式名称株式会社さくら商事／表示名さくら商事／請求先部署経理部／支払条件毎月末締め翌月末払い／確認日 9月28日。社名変更があったら古い名称を備考に残し、既存の取引履歴と照合できるようにします。

新規登録前に取引先IDと正式名称で既存行を検索します。担当者が変更を受けたら、情報源と確認日を残して更新します。請求先メールなど誤送付につながる項目は、担当者からの伝達だけで確定せず、社内で決めた確認手順を通します。

台帳の保存場所を一つに決め、古いコピーは閲覧・更新先として使わないよう周知します。閲覧・編集の権限を業務に必要な人へ限定し、変更履歴が残る共有環境を利用します。個人情報や取引条件を含むため公開リンクで配布しません。

取り扱いに注意

記入用ファイルは架空の例です。実際の顧客名、連絡先、金額を入れて使う場合は、会社で権限を管理できる保存場所に置いてください。共有方法や保管期間は社内のルールに合わせます。

Excelなどの表計算ソフトで開き、自社用の項目に調整できます。計算式・入力制限は付いていません。元データを残してコピーしてから編集してください。

UTF-8のCSVです。Excelで文字化けする場合は［データ］からUTF-8として読み込んでください。

この記事は一般的な業務管理の例です。実際の契約、請求、会計処理は自社の契約内容・社内ルールに照らして確認してください。