入金がどの請求書の分か分からないときの照合手順
銀行の入金一覧に金額はあるのに、どの請求書に対応するか分からないことがあります。似た金額やまとめ払いがあるときは、候補と根拠を残して確認します。
最初にそろえる二つの一覧
請求一覧には請求番号、請求先、請求額、支払期限、未消込額を記録します。入金一覧には入金日、振込名義、実入金額、銀行明細の取引識別情報、照合状態を記録します。銀行明細は原本を保管し、表は管理用の写しとします。
照合は候補を絞ってから
入金日が支払期限に近い請求、振込名義が一致する取引先、金額が一致する請求を探します。ただし金額一致だけで確定しません。振込手数料の差し引き、複数請求の合算、過不足、別名義の振込などがあり得ます。
架空の確認例
請求 A-101 が30,000円、A-102 が20,000円で、同じ取引先から50,000円の入金があった場合は、2件のまとめ払いの候補です。取引先の通知や請求条件を確認してから両番号を記録します。49,670円なら330円の差の理由を確かめ、勝手に手数料と決めません。
確定と保留を分ける
根拠が取れたら対応する請求番号と消込額を記録し、残額を確認します。確証がなければ「照合保留」にして、候補と確認先、確認予定日を記します。同じ入金を二度使わないよう、銀行明細の識別情報と消込済み金額を確認します。会計処理や差額の扱いは自社の経理担当・専門家と確認します。
今日から始めるなら
- まず、記入用ファイルをコピーして、架空の一行で書き方を確かめます。
- 自社の担当者と更新するタイミングを決めます。表を作っただけで止めず、見直す曜日や月次の締め日を明確にします。
- 最初の一週間で迷った項目を見直し、会社の業務に不要な列は整理します。
記入用ファイルは架空の例です。実際の顧客名、連絡先、金額を入れて使う場合は、会社で権限を管理できる保存場所に置いてください。共有方法や保管期間は社内のルールに合わせます。
記入用ファイル
架空データ入りのCSV
Excelなどの表計算ソフトで開き、自社用の項目に調整できます。計算式・入力制限は付いていません。元データを残してコピーしてから編集してください。
記入用CSVをダウンロードUTF-8のCSVです。Excelで文字化けする場合は［データ］からUTF-8として読み込んでください。