担当者が休んでも困らない案件引き継ぎシートの作り方
担当者が休みの日に問い合わせが来て、メールや口頭の記憶を探し回ることがあります。代わりの人が今できることに絞って、一枚にまとめます。
一枚に残す7項目
案件名、取引先と連絡窓口、現在の状態、次にすること、期限と担当者、直近のやり取り、関連ファイルの保管場所を記載します。状態は「連絡待ち」だけでは足りません。「相手の見積承認待ち、10月2日に確認」のように次の行動が分かる言葉にします。
架空の記入例
案件：店舗備品の納品／現在：発注済、入荷待ち／次の作業：10月2日午前に納期を仕入先へ確認／取引先への回答期限：10月2日15時／代行：佐藤／資料：共有フォルダの案件番号 Q-001。個人端末のローカルパスだけを書かないようにします。
更新の決めごと
重要な連絡の後、担当者は当日中に状態と次の作業を更新します。翌朝の一覧確認では期限が近い案件を見直します。代行者は対応内容と時刻を追記し、元の担当者が戻ったら未完了事項を一緒に確認します。
共有と個人情報
連絡先や契約情報を含む場合は、会社の権限管理された共有場所に置きます。記事の見本には実在の顧客名・電話番号を入れません。パスワードや認証コードを引き継ぎシートに書かず、社内の安全な管理方法を使います。
今日から始めるなら
- まず、記入用ファイルをコピーして、架空の一行で書き方を確かめます。
- 自社の担当者と更新するタイミングを決めます。表を作っただけで止めず、見直す曜日や月次の締め日を明確にします。
- 最初の一週間で迷った項目を見直し、会社の業務に不要な列は整理します。
取り扱いに注意
記入用ファイルは架空の例です。実際の顧客名、連絡先、金額を入れて使う場合は、会社で権限を管理できる保存場所に置いてください。共有方法や保管期間は社内のルールに合わせます。
記入用ファイル
架空データ入りのCSV
Excelなどの表計算ソフトで開き、自社用の項目に調整できます。計算式・入力制限は付いていません。元データを残してコピーしてから編集してください。
記入用CSVをダウンロードUTF-8のCSVです。Excelで文字化けする場合は［データ］からUTF-8として読み込んでください。