毎月の請求漏れを防ぐチェック表の作り方

契約や作業は完了しているのに、請求書を出し忘れてしまう。少人数の会社では、担当者の記憶だけに頼らない月次の確認表が役立ちます。

この記事の内容

請求候補を集める

前月の契約一覧、納品・作業完了記録、継続課金一覧、受注票を突き合わせます。一覧には対象月、取引先、案件名、請求予定額、請求条件、担当者、発行予定日を記録します。金額未確定でも行を作り、確認待ちと明記します。

「対象確認」「金額確認」「請求書発行」「送付」を別々の列にします。発行済みでも未送付なら請求漏れの可能性が残ります。送付日と送付方法、請求書番号を記録し、受領先が違う取引先は送付先も確認します。

9月分／さくら商店／保守契約／月額30,000円／発行予定10月3日／対象確認済／金額確認済／発行済／送付未了。こう記録すると、残る作業が送付だと分かります。請求額は例であり、実際の契約内容を照合してください。

月末に候補を集め、翌月初めに作業実績と契約条件を確認します。発行後は請求書番号を控え、送付後に送付日時を記録します。月次の締めで「対象なのに発行日が空欄」「発行済みなのに送付日が空欄」を確認します。入金管理は別表で続けます。

取り扱いに注意

記入用ファイルは架空の例です。実際の顧客名、連絡先、金額を入れて使う場合は、会社で権限を管理できる保存場所に置いてください。共有方法や保管期間は社内のルールに合わせます。

Excelなどの表計算ソフトで開き、自社用の項目に調整できます。計算式・入力制限は付いていません。元データを残してコピーしてから編集してください。

UTF-8のCSVです。Excelで文字化けする場合は［データ］からUTF-8として読み込んでください。

この記事は一般的な業務管理の例です。実際の契約、請求、会計処理は自社の契約内容・社内ルールに照らして確認してください。