見積を送った後の返事待ちをExcelで管理する方法

見積書を送ったまま数週間たち、誰が連絡する予定だったか分からなくなることがあります。提出した日から受注までを一行で追える表を作りましょう。

この記事の内容

何を一行に記録するか

見積番号、取引先、件名、提出日、金額、回答希望日、担当者、状態、次回連絡日、最終連絡日、連絡メモを並べます。番号は請求番号とは別にし、再見積には枝番を付けます。状態は「作成中・提出済・回答待ち・受注・失注・保留」のように少数に絞ります。

見積番号 Q-001／取引先さくら商店／件名店舗備品／提出日 9月1日／回答希望日 9月10日／担当田中／状態回答待ち／次回連絡日 9月11日。9月11日に確認したら、最終連絡日と結果を追記し、次回連絡日を更新します。

表のフィルターで「回答待ち」「保留」を選び、次回連絡日の古い順に並べます。期限が今日以前の行を担当者が確認し、相手の都合や自社の優先度に応じて連絡します。対応したら最終連絡日と短いメモを残します。受注・失注が決まれば状態を変えます。

取引先へ連絡する前に最終連絡日とメモを確認します。複数人で編集する場合は担当者を一人に決め、交代時に担当欄を更新します。金額や納期が変わった場合は元の見積を上書きせず、改訂版の見積番号と送付日を残します。

取り扱いに注意

記入用ファイルは架空の例です。実際の顧客名、連絡先、金額を入れて使う場合は、会社で権限を管理できる保存場所に置いてください。共有方法や保管期間は社内のルールに合わせます。

Excelなどの表計算ソフトで開き、自社用の項目に調整できます。計算式・入力制限は付いていません。元データを残してコピーしてから編集してください。

UTF-8のCSVです。Excelで文字化けする場合は［データ］からUTF-8として読み込んでください。

この記事は一般的な業務管理の例です。実際の契約、請求、会計処理は自社の契約内容・社内ルールに照らして確認してください。