備品の在庫と発注タイミングを管理する方法
ボールペンやコピー用紙を発注した直後に別の担当者も注文してしまう。逆に誰も残量を見ていなくて品切れになる。そんな混乱を一つの表で減らします。
備品ごとに決める項目
品名、保管場所、現在庫、発注点、発注単位、通常の仕入先、発注担当、最終確認日、発注状態を記録します。同じ品名でも規格が違う場合は品番を付けます。現在庫は実数を確認して更新し、推測で増減させません。
発注点を決める
発注点は「使い切る前に発注を始める残量」です。架空例ではコピー用紙の発注点を3箱、発注単位を5箱とします。現在庫が3箱以下なら発注の要否を確認します。実際の発注点は使用量・納期・保管場所に応じて決めます。
架空の記入例
A4コピー用紙／現在庫2箱／発注点3箱／発注単位5箱／担当 田中／状態 発注予定。発注したら状態を「発注済」にし、発注日と予定納品日を記録します。入荷を数えてから在庫に加算し、状態を「通常」に戻します。
週一回の確認
担当者が決めた曜日に現物と表を照合し、発注点以下の品目を確認します。発注済みの品目は二重注文しないよう予定納品日を見ます。急に使用量が増えた品目は発注点を見直します。高額品や販売用商品には別の承認手順が必要です。
今日から始めるなら
- まず、記入用ファイルをコピーして、架空の一行で書き方を確かめます。
- 自社の担当者と更新するタイミングを決めます。表を作っただけで止めず、見直す曜日や月次の締め日を明確にします。
- 最初の一週間で迷った項目を見直し、会社の業務に不要な列は整理します。
取り扱いに注意
記入用ファイルは架空の例です。実際の顧客名、連絡先、金額を入れて使う場合は、会社で権限を管理できる保存場所に置いてください。共有方法や保管期間は社内のルールに合わせます。
記入用ファイル
架空データ入りのCSV
Excelなどの表計算ソフトで開き、自社用の項目に調整できます。計算式・入力制限は付いていません。元データを残してコピーしてから編集してください。
記入用CSVをダウンロードUTF-8のCSVです。Excelで文字化けする場合は［データ］からUTF-8として読み込んでください。