初めての人にも伝わる業務手順書の作り方

同じ仕事でも担当者によってやり方が違うと、引き継ぎや確認に時間がかかります。初めて作業する人が迷いやすいところから書き始めましょう。

この記事の内容

手順書の最小構成

表題、対象者、作業するタイミング、準備するもの、番号付き手順、完了を確認する方法、例外時の連絡先、更新日と管理者を入れます。作業の目的を冒頭で一文にすると、何を優先して確認するか分かります。

「資料を確認して保存する」だけでは曖昧です。「共有フォルダの当月表を開く」「対象月が正しいか確認する」「PDFとして決めた場所に保存する」「ファイル名を確認する」と分けます。画面名よりも、入力欄や保存先の意味が分かる説明にします。

毎月初めに担当者が前月の売上表を開き、対象月と集計範囲を確認します。PDFを共有フォルダの「月次資料／対象年月」に保存し、管理者へ連絡します。合計が元のデータと一致しない場合は公開せず、作業を止めて管理者に確認します。

担当外の人に一度、架空データで手順を実行してもらいます。迷った箇所を修正し、更新日・変更理由を記録します。システム画面や保存場所が変わったときは、そのまま放置せず手順とスクリーンショットを更新します。認証情報や実在の顧客情報は記載しません。

取り扱いに注意

記入用ファイルは架空の例です。実際の顧客名、連絡先、金額を入れて使う場合は、会社で権限を管理できる保存場所に置いてください。共有方法や保管期間は社内のルールに合わせます。

Excelなどの表計算ソフトで開き、自社用の項目に調整できます。計算式・入力制限は付いていません。元データを残してコピーしてから編集してください。

UTF-8のCSVです。Excelで文字化けする場合は［データ］からUTF-8として読み込んでください。

この記事は一般的な業務管理の例です。実際の契約、請求、会計処理は自社の契約内容・社内ルールに照らして確認してください。