口頭で頼まれた仕事を忘れない依頼管理表の作り方

電話や立ち話で頼まれた仕事は、内容を覚えていても期限や完成の形を取り違えがちです。まず一行に書き、曖昧な点をその場で確かめます。

この記事の内容

依頼を受けたら記録する

受付日、依頼者、作業内容、完了条件、期限、担当者、状態、確認先を一行にします。「資料を作る」ではなく「9月分の売上表をPDFで店長へ送る」のように書きます。期限が不明なら勝手に設定せず、依頼者に確認した上で記入します。

9月28日／依頼者：店長／作業：9月の売上表を確認してPDF化／完了条件：店長が確認できる共有場所へ保存／期限：9月30日12時／担当：田中／状態：未着手。追加で「元データは共有フォルダの月次表」と保管場所を書きます。

朝に期限が近いものと、他の人の作業を止めているものを見ます。緊急度が同じなら、完了までの時間も確認します。一度に抱えきれないときは期限と影響を依頼者に伝え、順番を相談します。

作業しただけでは終わりにしません。依頼者への連絡方法と連絡日、成果物の場所を記録し、状態を完了にします。依頼内容が途中で変わったときは元の指示と変更日を短く残し、認識違いを防ぎます。

取り扱いに注意

記入用ファイルは架空の例です。実際の顧客名、連絡先、金額を入れて使う場合は、会社で権限を管理できる保存場所に置いてください。共有方法や保管期間は社内のルールに合わせます。

Excelなどの表計算ソフトで開き、自社用の項目に調整できます。計算式・入力制限は付いていません。元データを残してコピーしてから編集してください。

UTF-8のCSVです。Excelで文字化けする場合は［データ］からUTF-8として読み込んでください。

この記事は一般的な業務管理の例です。実際の契約、請求、会計処理は自社の契約内容・社内ルールに照らして確認してください。